Opiskelen viimeistä vuotta vapaaehtoistyön työnohjausta Mieli ry:n kurssilla. Opintoihin kuuluu niin vapaaehtoisten ryhmätyönohjausta (60 h) kuin ammatillista yksilötyönohjaustakin (20 h). Harjoitusohjausten lisäksi aloitin viime keväänä verkkotyönohjauksen Simpukka ry:n vapaaehtoisille ryhmänohjaajille. Huomasin, että verkkoryhmä toimii hieman eri tavalla kuin liveryhmä ja oma roolini työnohjaajana muotoutui paljon aktiivisemmaksi, minkä en koe olevan erityisen hyvä asia. Lisäksi ryhmäläisten keskinäinen vuorovaikutus tuntui kehittyvän hitaammin kuin liveryhmässä.

Noiden ensimmäisten kokemusten jälkeen laadin viime syksynä kyselyn, jonka avulla halusin selvittää muiden kentällä toimivien työnohjaajien kokemuksia verkkotyönohjauksesta. Tässä blogauksessa esittelen kyselyyni vastanneiden työnohjaajien kokemuksia liittyen verkkotyönohjaukseen. Tämä kirjoitus on pitkä jo tällaisenaankin, niin en tuo mukaan enempää omia havaintojani, vaan kirjoitan niistä myöhemmin erillisen tekstin.

Kyselyyn vastasi kahdeksan työnohjaajaa, joista kaikki olivat tehneet yksilötyönohjauksia verkon yli, mutta vain kolme vastanneista oli tehnyt ryhmätyönohjauksia etänä.

Minkälaisia erityispiirteitä olet huomannut virtuaalisessa työnohjauksessa verrattuna livetapaamisiin?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • Helpompi keskittyä aktiiviseen kuuntelemiseen.
  • Vaatii todella keskittymistä läsnäoloon. Aluksi tuntuu, että oltiin tosi konkreettisten asioiden äärellä virtuaaliohjauksessa, hiljalleen tunnepuolikin päässyt paremmin esiin näissä.
  • Toimii
  • Verkko luo jkv etäisyyden kokemusta tilanteeseen. Tulkitsen tämän kokemuksen siten, etteivät peilisolut pääse toimimaan täysipainoisesti verkon läpi. Lisäksi ajoittain olevat tekniset haasteet vaivaavat. Toisaalta “eetteriin” päässä voi olla myös esim rennommissa vaatetuksessa. Kaikki eivät näy verkon läpi.
  • Puheen rytmittäminen on erilaista, siinä pitää olla tarkempi, ettei puhu toisen päälle. Tekniikka joskus haastaa, silloin “virtuaalinen kärsivällisyys” on tarpeen. Hankalista aiheista puhuminen on virtuaalisesti helpompaa kuin samassa huoneessa kasvokkain.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Olen aktiivisempi virtuaalisessa, ei välttämättä hyvässä mielessä. Hiljaiset hetket hankalampia, niissä ei ole samanlaista levollisuutta kuin livetilanteessa. Havainnointi on myös haasteellisempaa, kun ei samalla tavalla ole mahdollista nähdä esimerkiksi kehon kieltä. Mielestäni siinä myös katoaa jotain nyansseja. Haasteet johtuvat varmaan osittain välineiden kehittymättömyydestä, viiveet, häiriöt ja yhteysongelmat
  • Mielestäni virtuaalityönohjaus ei sisällä erityispiirteitä verrattuna perinteiseen työnohjaukseen
  • Jos yksilötyönohjaukseen osallistujalle itselleen on luontaista käsitellä asioita etäyhteyden välityksellä, niin oikeastaan mitään eroa kasvotusten tapahtuvaan työnohjaukseen en voi sanoa huomanneeni. Ryhmätyönohjausta etänä ole tarjonnut toistaiseksi vain siinä muodossa, että näköyhteyttä ei ole ollut, vaan homma on toiminut vain kuulonvaraisesti (syy tähän on ollut tekninen, kaikilla ei ehkäpä riittävästi kaistaa). Tällaisessa ilman näköyhteyttä tilanteessa ainakin ns. multitaskaus, eli että räpelletään jotain muutakin ohessa, on kohtalainen haaste. Joskus tämä, että joku tekee jotain muutakin samalla, välittyy myös muille ja on huonontamassa tunnelmaa siitä, että asioihin keskityttäisiin.

Mitkä ovat mielestäsi virtuaalisen työnohjauksen vahvuudet?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • Ei olla sidottuja paikkaan ja helpompi saada aikaa sovittua.
  • Keskittyminen. Itsensä näkee koko ajan ja omaan olemiseen tulee kiinnitettyä paljon enemmän huomiota.
  • Liikkuvassa työssä mahdollista työnohjata. Toimii missä vaan Skypellä.
  • Yhteydenotto mihin vain ja milloin vain.
  • Juurikin tuo haastavien aiheiden käsittely, ohjattava tuo joskus vaikeampia tunteita esille virtuaalisesti, joka kasvokkain saattaisi olla noloa. Tietysti paikkariippumattomuus on ilmeinen etu, ettei ohjattavan tarvitse matkustaa, tai ohjaajankaan, mikäli ohjelmisto käytettävissä kotoa käsin. Teoriapuolelta olen lukenut, että asiakas on aktiivisempi virtuaalisessa kontaktissa, mikä minusta pitää paikkansa. Myös ajankäyttö on jotenkin tiiviimpää, ehkä mennään suoremmin asiaan, ei ole niin paljon kuulumisten vaihtoa.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Tärkein vahvuus on tuoda työnohjaus niidenkin toimijoiden saataville, joiden on hankalaa muuten saada työnohjausta välimatkojen tmv. takia.
  • Työnohjauksissa puheenvuorot jakautuvat selkeämmin. Työnohjattavat valmistautuvat ohjauksiin hyvin. Aikataulut ovat joustavampia erityisesti yksilöohjauksissa.
  • Joskushan virtuaalinen työnohjaus on ainoa mahdollisuus, jotta etäällä toisistaan olevat ihmiset saadaan yhteen ja samaan työnohjausryhmään. Ajansäästö on merkittävä, kun kenenkään ei tarvitse siirtyä mihinkään.

Mitkä ovat mielestäsi virtuaalisen työnohjauksen heikkoudet?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • Visuaalisten yms. työkalujen käyttö jää tosi vähälle.
  • Nenäliinaa on tosi hankala antaa 😉 Samoin asioiden havainnollistamiseen esim piirtämällä kankeampaa.
  • Pätkivä yhteys
  • Aito läsnäolon tunnelma jää puutteellisemmaksi.
  • Voi olla haastavampi tulkita tunteita, tämä tosin ei videopuhelussa ole mitenkään mahdottoman vaikeaa, mutta kehonkieltä ei voi lukea. Materiaalia ei voi antaa, vaan täytyy jakaa muuta kautta, mikä tietosuojatun materiaalin osalta ei yleensä ole mahdollista.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Vielä kehittymätön tekniikka ja sekä työnohjaajien ja ohjattavien kokemuksen puute. Jos osallistujia on useita, niin puhe saattaa puuroutua ja osallistujat eivät aina välttämättä kuule toisiaan. Päällekkäin puhumista ilmenee myös enemmän kuin live tilanteessa, kun ei pysty havainnoimaan toisten kehonkielestä, että henkilö aikoo sanoa jotain.
  • Tekninen osaaminen on vaihtelevaa ohjattavilla
  • Mainitsinkin jo aiemmin heikkoudesta, joka liittyy erityisesti tilanteeseen, jossa näköyhteyttä osallistujien välillä ei ole. Koska olen varsin kokematon työnohjaajana, en omaa kummoistakaan perspektiiviä siihen, mitä heikkouksia juuri virtuaalisuus toisi tilanteeseen.

Mitä tulisi huomioida virtuaalista työnohjausta suunnitellessa?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • Että ohjattava on läsnä eikä häärää muuta. Sovittava ajoissa millä ”välineellä” ohjaus tehdään ja yhteyksien toimivuus.
  • “Jos mahdollista tapaisin ainakin jonkun kerran livenä.
  • Tilan ja paikan kunnollinen rauhoittaminen. “
  • Sopia etukäteen, että on rauhallista ja ei kuuntelijoita
  • Aukottomat ja toimivat yhteydet. Yhteyden suojaaminen.
  • Laitteistoon kannattaa tutustua hyvin etukäteen. Virtuaalikontakti saattaa olla väsyttävämpää kuin kasvokkainen. Tehtävien antamisessa joutuu ehkä käyttämään luovuutta, tai sitä kannattaa suunnitella etukäteen.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Ohjaustilanteen “säännöt” miten varmistaa, että päällekkäin puhumista on mahdollisimman vähän ja kaikki osallistujat tulisivat huomioitua.
  • Ensimmäinen tapaaminen kasvotusten. Tekniikka on hyvä käydä läpi yhdessä.
  • Hyvä ohjeistus etukäteen siitä, miten on tarkoitus toimia ja selkeä yhteisistä pelisäännöistä sopiminen ryhmän aluksi. Toimintatavat ja ryhmän säännöt olisi hyvä olla jossakin ryhmän yhteisellä näkyvällä paikalla, jotta niiden kertaaminen tapahtuisi luontevasti. Myös mahdollisten teksnisten ongelmatilanteiden ratkaisemisen ohjeistaminen ja ohjeiden tarvittaessa tavoitettavuus on tärkeää.

Kenelle tai minkälaiselle ryhmälle virtuaalinen työnohjaus soveltuu mielestäsi parhaiten?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • En käyttäisi ryhmille
  • Itsellä asiantuntijatyöstä ainakin hyviä kokemuksia
  • Yksilölle
  • En osaa sanoa, mielestäni sopii monenlaisille ryhmille. Jos käsitellään potilastapauksia, niin saattaa tuoda haasteita, esim psykologiset tutkimukset, joissa työnohjaajalle halutaan näyttää tutkimuspapereita.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Yksilöohjaus on mielestäni helpompaa, katso kaksi edellistä vastausta. Ryhmille, joilla ei ole mahdollista tavata livenä. Tekniikan kehittyessä virtuaalinen ohjaus tulee varmasti lisääntymään.
  • Esimiehille. Ryhmille, joilla on jo kokemusta ohjauksesta.
  • En ehkä tätä osaa kovinkaan hyvin arvioida, mutta sanoisin että ehkä ryhmään osallistuvien toimenkuvien, mitä vapaaehtoistyötä he tekevät, homogeenisuus on etänä toteutettavissa työnohjauksissa vieläkin tärkeämpää, kuin kasvotusten tapahtuvissa työnohjauksissa.

Minkälaista palautetta osallistujat ovat antaneet virtuaalisista työnohjauksista?

Vain yksilöohjauksia tehneet vastasivat kysymykseen näin:

  • Tykänneet
  • Suurin osa on alkukankeuden jälkeen tykännyt. Yllättävän vähän väline vaikuttaa kun on päästy vauhtiin.
  • Toimii oheistyönohjaustapana, kun jo tunnetaan
  • Tekniset haasteet vähän rasittaa. Suuremman kiitoksen saanut läsnäolo työnohjaus, jos voi valita.
  • Yleensä positiivista palautetta.

Myös ryhmätyönohjauksia tehneet vastasivat näin:

  • Kokemus on ollut ohjattavilla aika samansuuntainen kuin itselläni ohjaajana. Häiritseviä tekijöitä heidän mielestään on ollut yhteysongelmat ja muut tekniset ongelmat.
  • Positiivista palautetta.
  • “Palaute on ollut varsin myönteistä, mutta ei kovin erittelevää sen suhteen, mikä erityisesti on hyvältä tuntunut. Ollut luonteeltaan, “”tuntuu tärkeältä päästä jakamaan asioita”” ja viitattu myös siihen, että saa tätä kautta kontaktin muihin samaa työtä tekeviin.
  • Yksi kokemus on ihmisestä, joka ei lainkaan pari kerran kokeilun kautta kokenut pääsevänsä itselleen sopivan jakamisen tilaan ja hän jättikin ryhmään osallistumisen kesken. Sitä voi vain aprikoida, olisiko sama tapahtunut kasvotusten kokoontuvan ryhmän ollessa kyseessä.”

Mitä ohjelmistoa olet käyttänyt virtuaalityönohjauksessa?

Vastaajista kaikki olivat käyttäneet joko tavallista Skypeä tai Skype for Businessia. Lisäksi vastaajat kertoivat käyttäneensä Gruveota, Wherebytä, puhelinta ja Adobe Connectia. Itse käytin Zoom.us -palvelua. Vastaajat kertoivat, että ohjelmistot ovat toimineet pääosin hyvin, mutta välillä on ilmennyt takkuamista tai yhteyksien katkeamisia.

Ohjelmistot ja GDPR

Suurin osa edellämainituista ohjelmistoista ei ole eurooppalaisia. Kun henkilötietoja, joihin käyttäjän IP-osoitekin EU:n määritelmän mukaan kuuluu, siirretään EU:n ulkopuolelle, täytyy GDPR:n edellyttämän suojan siirtyä tietojen kanssa. Yrityksen siirtäessä henkilötietoja ulkomaille, täytyy yksi seuraavista ehdoista toteutua:

  • Eu pitää EU:n ulkopuolisen maan suojaa riittävänä
  • Yritys toteuttaa asianmukaiset suojatoimenpiteet
  • Tietojen siirto perustuu erityisiin perusteisiin, kuten henkilön suostumukseen. (EU 2019.)

Työnohjaajan valitseman videoneuvotteluohjelmiston täytyy olla EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämän suojan mukainen. Helpoiten tämä toteutuu, kun valitsee vakiintuneen, suurehkon palveluntarjoajan, jonka tiedot käsitellään EU:n alueella. Jos kuitenkin päätyy valitsemaan palveluntarjoajan, jonka tiedot menevät EU:n ulkopuolelle, on hyvä varmistaa, että kaksi ensimmäistä ehtoa täyttyy. Kolmas ehto, eli henkilön suostumukseen perustuva tietojen siirtäminen on ongelmallinen, koska työnohjaaja on valinnut käytettävän ohjelmiston ja edellyttää asiakkaidensa käyttävän sitä. Työnohjaajan asiakkaan ei tulisi tarvita tehdä arviointia ohjelmiston tietoturvallisuuden tasosta, vaan työnohjaajan tulee valita valmiiksi turvallinen vaihtoehto.

Mitkä edellä mainituista ohjelmistoista ovat sitten GDPR-yhteensopivia?

EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 44:n luonnehdinnan mukaan EU:n ulkopuolelle siirtyvät henkilötiedot tulee suojata yhtä hyvin kuin ne suojattaisiin GDPR:n edellyttämän suojan alla. Tämän vuoksi on mahdollista käyttää myös Euroopan ulkopuolisia palveluntarjoajia, kunhan ne vain täyttävät tarvittavat säädökset. Tietoa ohjelmistojen tietoturvasta löytyy tyypillisesti palveluiden Usein kysytyt kysymykset (FAQ) -alasivulta.

Marraskuussa 2019 kaikki edellä mainituista palveluista täyttävät omien sanojensa mukaan EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämän suojan. Tosin lienee viisasta ohjeistaa ryhmäläiset, että verkkotapaamisessa ei käytetä ihmisten koko nimiä tai puhuta muuten tunnistettavasti toisista. Kuten viimeaikaiset tietovuodot ovat osoittaneet, käytännössä viestiliikennettä vähintäänkin monitoroidaan, jos ei suoraan kuunnella.

Published by Miika

The author of this website and a big time photography enthusiast.